Με την υπ’ αριθμ. 101/2016 απόφασή της η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) έκρινε σχετικά με το ζήτημα της νομιμότητας επεξεργασίας ποινικών μητρώων γενικής χρήσεως εργαζομένων από την εργοδότρια εταιρεία.
Η υπό εξέταση υπόθεση αφορούσε στην επεξεργασία εκ μέρους εταιρείας, προσωπικών δεδομένων υπαλλήλων σε τηλεφωνικό κέντρο (Call Centre) και τμήµα υποστήριξης (Office) και συγκεκριμένα πιστοποιητικών ποινικού μητρώου γενικής χρήσεως και υπεύθυνων δηλώσεων περί μη καταδίκης για οποιοδήποτε οικονομικό έγκλημα.
Η Αρχή, λαμβάνοντας υπόψιν το σχετικό νομικό πλαίσιο , έκρινε ότι στις περιπτώσεις στις οποίες δεν υπάρχει σαφής, ρητή και ειδική νομοθετική πρόβλεψη για την απουσία ποινικής καταδίκης για συγκεκριμένα εγκλήματα, η συλλογή και επεξεργασία πληροφοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από υποψήφιους προς εργασία ή προς κατάληψη θέσης σχετικά με απουσία ποινικής καταδίκης είναι δυνατό να λάβει χώρα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του άρθρου 7 παρ. 2 στοιχ. (γ΄) του Ν. 2472/1997.
Προκειμένου, ωστόσο, να πληρούται και η θεμελιώδης αρχή της αναλογικότητας των δεδομένων εν όψει του προβαλλόμενου σκοπού επεξεργασίας, δηλαδή τη διαφύλαξη των εννόμων συμφερόντων της εργοδότριας εταιρείας, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
(1) Οι πληροφορίες σχετικά με την απουσία ποινικής καταδίκης πρέπει να συλλέγονται απευθείας και μόνον από τον εκάστοτε ενδιαφερόμενο εργαζόμενο ή υποψήφιο, δια της υποβολής υπεύθυνης δήλωσης για την ανυπαρξία καταδίκης υπό την επιφύλαξη του άρθρου 576 παρ. 3 ΚΠοιν∆, ως προς το περιεχόμενο των αντιγράφων ποινικού μητρώου γενικής χρήσεως, με την έννοια ότι η αναφερόμενη στην υπεύθυνη δήλωση ανυπαρξία καταδίκης αφορά πράξεις η καταδίκη στις οποίες εμφαίνεται στο ποινικό μητρώο γενικής χρήσεως υπό την προϋπόθεση ότι σχετίζονται με την οικονομική και παραγωγική δραστηριότητα της εταιρείας και με τα καθήκοντα του υποψηφίου ή εργαζόμενου.
(2) Αποκλείεται η συλλογή και περαιτέρω επεξεργασία αντιγράφων ποινικού μητρώου γενικής χρήσεως, καθόσον υπερβαίνει τον προβαλλόμενο σκοπό επεξεργασίας. Και τούτο, ιδίως διότι τοιαύτη επεξεργασία δύναται να αποκαλύψει την ύπαρξη ποινικών καταδικών, που δεν έχουν σχέση με την κύρια οικονομική και παραγωγική δραστηριότητα της εργοδότριας εταιρείας, ως υπευθύνου επεξεργασίας.
(3) Η συλλογή και περαιτέρω επεξεργασία των ως άνω υπεύθυνων δηλώσεων επιτρέπεται όχι για όλες τις κατηγορίες προσωπικού, αλλά μόνο για εκείνες που έχουν σχέση με την κύρια οικονομική και παραγωγική δραστηριότητα της εργοδότριας εταιρείας, ως υπευθύνου επεξεργασίας, όπως τα καθήκοντα των εργαζομένων των κατηγοριών αυτών προκύπτουν από τις συμβάσεις εργασίας τους και καθορίζουν το κύριο επάγγελμά τους, λαμβανοµένων υπόψη και των διατάξεων του Π∆ 156/1994 για την υποχρέωση του εργοδότη να ενημερώνει τον εργαζόμενο για τους όρους που διέπουν τη σύμβαση ή τη σχέση εργασίας. Οι εν λόγω κατηγορίες μπορεί να οριοθετηθούν ως εξής: υπάλληλοι των τμημάτων: α) Τηλεφωνικό Κέντρο (Call Centre) και β) Τμήµα Υποστήριξης (Office).
(4) Ο χρόνος τηρήσεως των δεδομένων για τους ήδη εργαζομένους πρέπει να προσδιοριστεί στα πέντε έτη από τη λήξη της εργασιακής σχέσεως, ενώ για τους υποψήφιους προς εργασία, οι οποίοι τελικώς δεν προσελήφθησαν στους έξι μήνες από την ολοκλήρωση της διαδικασίας προσλήψεως (ανακοίνωση προσληφθέντων).
